事務管理業務

– OFFICE MANAGEMENT –

管理費・修繕積立金の適正管理、会計の収支報告等様々な管理運営に関する業務、補助。

また、自社マンション管理ソフトにて日常業務を行っており、管理組合様の事務管理業務･管理運営業務を強力にサポートします。

① 収支及び支出の調定

毎月の収支表は各月中旬までに管理組合へ提出します。

② 出納業務

• 1. 管理、修繕積立金の金銭出納

  

  区分所有者個人口座

  • 当月分を当月指定日に引落
  • 引落銀行は現在使用の銀行口座が利用可能

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  集金代行会社

  • 月末に翌月の集金データーを送信
  • 結果明細を管理会社へ報告

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  管理組合収納口座

  • 管理組合収納口座へ送金
  • 修繕積立金口座へ自動送金

• 2. 管理費等滞納者に対する督促

  

  引落不能者への対応

  • 再請求書の送付（未納のお知らせ）
  • 電話、訪問による督促

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  長期滞納者への対応

  • 完済に向けて訪問等による返済計画
  • 管理組合との協議により督促状（内容証明）実施

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  弁護士への依頼

  • 管理組合との協議により法的手段による督促
  • 差押、競売等　強制執行

• 3. 通帳等の保管

  

  通帳の保管

  • 月初に通帳への記帳
  • 管理組合出納確認

  通帳、印鑑の分別管理

  • 通帳　ー　管理会社にて保管
  • 印鑑　ー　管理組合役員様保管

• 4. 諸費用の支払

  

  委託管理費

  • 毎月定額の物は自動引落
  • 定額外は支払承認書を管理組合役員様へ送付

  電気・水道料金

  • 共用電気・水道は管理組合口座より自動引落
  • 個々使用の水道料金はマンションにより異なります

  その他支払

  • 工事の支払、消耗品(電球等）は支払承認書を役員様宛に発行し金額、内容を確認後管理組合口座より支出

• ③ 各種書類の作成、配布

  

  総会関係書類の作成

  • 総会での必要書類は管理組合様より代行して作成します
    総会案内・決算書・予算案・議事録等々

  各戸への配布書類、掲示案内

  • 管理費等の請求案内、点検等のお知らせの掲示、管理組合からのお知らせ案内等、要請があれば作成します

  その他書類発行

  • 管理組合の要請があればマンション駐車場の車庫証明の発行、各種点検書類の保管を行います

• ④ その他

  

  マンションの維持又は修繕に関する企画
  又は実施調整業務

  • 長期修繕計画案の作成。
  • マンションの維持又は修繕(大規模修繕を除く修繕等）を外注により行う場合の企画又は実施の調整。

  その他の事務管理業務

  • 集会(総会）、理事会の運営支援
  • 各種検査等の報告、届出
  • 図書等の保管
  • 各種点検、検査等に基づく助言
  • 損害保険契約の代理

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